Curs de secretariat si asistenta manageriala

A - NOTIUNI TEORETICE DE BAZÃ PRIVIND MUNCA DE SECRETARIAT Sl ASISTENTÃ MANAGERIALÃ

I. Consideratii generale privind evolutia si caracteristicile profesiunii

1. Notiunile de "secretar(a)" si "secretariat"

2. Premisele aparitiei si evolutia meseriei de secretar(a)

2.1. Mutatii profesionale in societatea moderna

3. Secretariat si asistenta manageriala in organizatiile contemporane

3.1. Definitii

3.2. Functiile secretariatului

3.2.1. Functia de tratare a informatiilor si documentelor

3.2.2. Functia de legatura comunicationala si "filtru"

3.2.3. Functia de reprezentare

3.2.4. Functia de asistare directa a managerului

3.3. Competente relationale

3.3.1. Relatiile secretariat - conducere

3.3.1.1. Comunicarea in echipa manager - secretara /asistenta

3.3.1.2. Obstacolele comunicarii

3.3.2. Relatiile secretariat - alte compartimente

3.3.3. Relatiile secretariat - persoane din exteriorul organizatiei

3.4. Competente profesionale. Calitati si aptitudini personale. Deontologie

3.4.1. Cunostinte

3.4.2. Calitati si abilitati personale

3.4.3. Deontologia profesionala

3.5. Categorii profesionale

3.5.1. Secretar debutant (Junior Secretary)

3.5.2. Secretar superior (Senior Secretary)

3.5.3. Secretara - asistent al managerului (Executive Assistant)

II. Functia de tratare a informatiilor si documentelor. Notiuni de referinta

1. Notiunea de "informatie"

1.1. Informatia

2. Sistemul informational al organizatiilor si rolul secretariatului

2.1. Circuite si fluxuri informationale la nivelul secretariatelor

2.1.1. Circuitul informational intre conducere si secretariat

2.1.2. Circuitul informational intre conducator si subsistemul condus

2.1.3. Circuit informational inspre / dinspre alte organizatii

2.1.4. Circuitul informational orizontal si linear

3. Functia de tratare a informatiilor si documentelor

3.1. Procese informationale

3.1.1. Preluarea informatiilor

3.1.2. Prelucrarea informatiilor

3.1.3. Transmiterea (predarea) informatiilor prelucrate

3.1.4. Stocarea informatiilor (memorarea electronica si arhivarea)

3.2. Procedurile informationale

3.3. Lucrarile practice circumscrise sistemului informational

III. Documentele scrise - suportul informational de baza in activitatea

administrativa

1. Notiunea de "document". Tipologie. Sensuri

1.1. Sistemul tipologic general,

1.2. Clasarea din punct de vedere al comunicarii

2. Notiunea de "acf

3. Notiunea de "corespondenta"

3.1. Clasificarea corespondentei oficiale

4. Importanta comunicarii scrise la nivelul organizatiilor

1. Birotica - stiinta automatizarii activitatilor de birou

1.1. Conceptul de "birotica"

1.2. Efectele automatizarii muncii administrative

2. Aplicatiile biroticii in activitatile secretariatelor

2.1. Birotica autonoma. Procesarea textelor, datelor si imaginilor

2.1.1. Avantajele prelucrarii automatizate a textelor

2.2. Comunicatia birotica

2.2.1. Comunicatia birotica interna. Pachete de programe

2.2.2. Internet-ul. Potential de aplicare in secretariate

2.2.3. Intranet-ul '.

V. Comunicarea organizational-manageriala si rolul secretariatului

1. Definire. Importanta

2. Activitati de comunicare organizational - manageriala

2.1. Comunicarea interna

2.1.1. Dupa canalul de comunicare

2.1.2. Dupa directie (sens)

2.1.3. Dupa continut

2.1.4. Dupa modul de transmitere

2.2. Comunicarea externa

2.2.1. Comunicare curenta si obligatorie

2.2.2. Comunicare provocata

3. Mijloace de comunicare manageriala

3.1. Dialogul direct de la om la om (reciproc directa)

3.2. Servicii postale: scrisori, mandate, imprimate etc

3.3. Trimiteri telegrafice: telegramele, radio telegramele

3.4. Telefonul

3.5. Telex, telefax, fax

3.6. Calculatorul

4. Rolul secretariatului / asistentei manageriale in Sistemul comunicational al organizatiilor

4.1. Functii comunicationale

4.2. Secretara / asistenta si imaginea organizatiei

B - ACTIVITÃTI PRACTICE DE SECRETARIAT Sl ASISTENTÃ MANAGERIALÃ:

VI. Asigurarea legaturilor telefonice si "filtrarea" solicitarilor de contacte

cu conducerea

1. Comunicarea profesionala in postura de emitator

1.1. Tehnici si comportament

2. Comunicarea profesionala in postura de receptor

2.1. "Filtrarea" solicitarilor de contacte cu managerul

2.2. Tehnici si comportament

3. Preluarea mesajelor in absenta conducatorului

4. Folosirea robotului telefonic

VII. Circulatia si gestiunea corespondentei

1. Lucrarile practice cu corespondenta primita

1.1. Verificarea corespondentei inainte de deschidere

1.2. Deschiderea plicurilor

1.3. Verificarea continutului scrisorii si sortarea

1.3.1. Tehnici speciale pentru sortarea corespondentei conducatorului

1.4. Datarea si aplicarea stampilelor de inregistrare

1.5. inregistrarea corespondentei

1.6. Repartizarea corespondentei

2. Lucrarile practice cu corespondenta expediata

2.1. Redactarea scrisorilor

2.2. Prezentarea scrisorilor pentru semnatura

2.3. Stampilarea scrisorilor

2.4. inregistrarea corespondentei (vezi: infra, 3)

2.5. Scrierea adresei pe plic

2.7. Expedierea corespondentei

3. Tehnica inregistrarii corespondentei

3.1. Tipuri de registre

3.2. Reguli generale

3.2.1. Completarea paginii de Intrare (pe partea stanga a registrului)

3.2.2. Completarea paginii de Iesire (pe partea dreapta a registrului)

4. Comunicarea scrisa informala

5. Norme privind forma de prezentare a scrisorilor

5.1. Alegerea hartiei

5.2. Dispunerea generala a textului

5.3. Elementele obligatorii ale scrisorii, conform uzantelor internationale

5.3.1. Antetul

5.3.2. Numarul si data inregistrarii

5.3.3. Adresa destinatarului

5.3.4. Referinta

5.3.5. Formule de salut (adresare)

5.3.6. Obiectul scrisorii (textul scrisorii)

5.3.7. Semnaturile scrisorilor

5.3.8. Stampila

5.4. Elemente ocazionale

6. Autodictarea corespondentei si transcrierea dictarii inregistrate

6.1. Autodictarea

6.1.1. Repere orientative pentru inregistrare

6.2. Transcrierea dictarii inregistrate

7. Servicii postale

7.1. Obiectele de corespondenta

7.2. Mandatele

7.3. Obiecte de mesagerie

7.4. Servicii suplimentare

7.5. Servicii de marketing

7.6. Servicii in regim de urgenta

VIII. Planificarea activitatilor si administrarea agendei manageriale

1. Factorul "timp" in munca manageriala. Aspecte generale

2. Conlucrarea echipei manager - secretara/asistenta in gestiunea operativa si strategica a timpului

3. Calendare de sarcini si lucrari

3.1. Lista cu sarcini

3.2. Agenda de birou sau programul zilnic de lucru

3.3. Fisierul pentru evidente operative sau "calendarul povestit'

3.4. Agenda de birou computerizata

3.5. Agenda electronica de buzunar

3.6. Lista de control

3.7. Scadentarul de termene

3.8. Tabloul de control vizual (Planning-ul)

3.9. Planul pentru raportarea activitatii

IX. Functia de reprezentare

1. Primirea si intretinerea vizitatorilor

1.1. Recomandari generale

1.2. Reguli speciale

1.3. Vizitele neprevazute

2. Pregatirea audientelor

2.1. Reguli speciale

3. Pregatirea contactelor cu presa

3.1. Atributiile secretarei /asistentei

1. Importanta sedintelor. Tipologie

1.2. Tipologia sedintelor

2. Etapele sedintei

2.1. Etapa I: Pregatirea sedintei

2.1.1. Documentele intocmite inainte de sedinta

2.2. Etapa a ll-a: Desfasurarea sedintei

2.2.1. Documente intocmite in timpul sedintei

2.3. Etapa a - lll-a: inchiderea sedintei

3. Atributii specifice secretariatului

4. Caracteristicile comunicarii

5. Tehnici organizatorice

6. Conceptul de "negociere"

7. Etapele procesului de negociere si atributiile secretarei/asistentei

7.1. Alegerea si pregatirea locului de desfasurare

7.2. Culegerea informatiilor

7.3. Pregatirea documentelor negocierii

XI. Organizarea calatoriilor

1. Pregatirea calatoriilor interne

1.1. Planul de calatorie interna

2. Calatoriile in strainatate

2.1. Pregatiri suplimentare - inainte de calatorie

3. Surse utile de informare

XII. Asistarea directa la organizarea reuniunilor si a evenimentelor speciale

1. Caracteristicile comunicarii

2. Pregatirea reuniunilor

2.1. Definirea obiectivelor

2.2. Planificarea

2.3. Executia problemelor planificate

2.4. Pregatirea unui program auxiliar

3. Momentul desfasurarii

4. Dupa eveniment

4.1. Evaluarea manifestarii

4.1.2. Sarcinile secretariatului dupa eveniment

5. Mesele de lucru (reuniunile de divertisment)

5.1. Forme de desfasurare

5.2. Cerinte organizatorice

5.2.1. Alegerea invitatilor

XIII. Asigurarea oficiilor de protocol - concepte si practici

1. Conceptul de "protocol"

2. Ordinea protocolara sau precaderea

2.1. Principii generale

3. Protocolul primirii invitatilor

3.1. Principii privind conduita gazdei

3.2. Reguli generale

4. Titlurile sau formulele de adresare

4.1. Titlurile de politete

4.2. Titlurile functiei

4.3. Titlurile onorifice

4.4. Titlurile religioase

4.5. Titlurile la feminin

5. Prezentarile

1. Notiuni generale privind stiinta documentarii

2. Documentarea la nivelul secretariatelor/asistentei manageriale

2.1. Identificarea informatiilor si dobandirea documentelor solicitate de manager

2.2. Constituirea unei biblioteci specializate

2.2.1. Completarea colectiei

2.2.2. Gestiunea colectiei

2.2.3. Ordonarea colectiei in rafturi

2.3. Prelucrarea documentelor si informatiilor

2.3.1 Catalogarea cartilor

2.3.1.1. Reguli de descriere

2.3.1.2. Organizarea fiselor in catalog

2.3.2. Asigurarea unei baze de informatii bibliografice

2.3.2.1. Descrierea bibliografica

2.4. Semnalarea unor informatii utile

2.5. Degrevarea managerului de lectura

XV. Organizarea documentelor curente in birouri

1. Organizarea locurilor de stationare

2. Reducerea volumului de documente in birouri

3. Operatiuni documentaristice in arhiva curenta

3.1.Gruparea si sistematizarea corespondentei in arhiva curenta

4. Sisteme si metode de pastrare a documentelor

4.1. Sisteme de pastrare la nivelul organizatiei

4.2. Metode traditionale de pastrare

4.2.1. Tipuri de dosare

4.2.2. Alte tipuri de recipiente

4.3. Moduri de asezare in rafturi

4.3.1. Sistemul vertical

4.3.2. Sistemul lateral

4.3.3. Pastrarea schitelor si desenelor

4.4. Stocarea electronica

4.5. Sisteme de urmarire a circulatiei documentelor

XVI. Clasarea documentelor

1. Nomenclatorul documentelor

1.1. Necesitatea aplicarii nomenclatorului

1.2. Proceduri tehnice de intocmire a nomenclatorului

2. Clasarea documentelor in dosare

2.1. Clasarea cronologica

2.2. Clasare numerica

2.3. Clasarea alfabetica

2.3.1. Clasarea alfabetica a numelor de persoane fizice

2.3.2. Clasarea alfabetica a numelor de persoane juridice

2.4. Clasarea zecimala

2.5. Clasarea combinata (alfanumerica)

XVII. Instrumente pentru regasirea informatiilor

1. "Opisul" sau "indicele alfabetic al registraturii"

1.2. Registrul - indice

1.3. Fisierul - indice

XVIII. Documentele secrete

1. Legislatia privind documentele secrete. Terminologie

1.1. Clasele de secretizare

2. Informatii secrete de stat. Categorii

3. Informatii secrete de serviciu

4. Masuri speciale privind documentele

4.1. Masuri speciale privind persoanele juridice

4.2. Masurile de securitate in atentia secretariatului

XIX. Activitati arhivistice

1. Terminologie arhivistica

2. Constituirea unitatilor arhivistice

2.1. Dosarul - unitate de baza a fondului arhivistic administrativ

2.2. Definitivarea dosarelor. Operatiuni

2.3. Pastrarea documentelor primite prin fax

3. Inventarierea arhivei la compartimente

3.1. Norme legislative privind metodologia inventarierii

3.1.1. Completarea formularului

4. Predarea documentelor la arhiva organizatiei

4.1. Din obligatiile arhivarului

5. Selectionarea documentelor la creatorii si detinatorii de arhive

5.1. Cadrul juridic al selectionarii

6. Folosirea documentelor de arhiva la creatori si detinatori

6.1. Lista termenelor de pastrare

7. Forme de folosire a documentelor la creatorii si detinatorii de

documente

7.1. Certificatul

7.2. Copia

7.3. Extrasul

7.4. Reguli generale

7.5. Rezolvarea unor lucrari administrative, informari, documentari

7.5.1. Cercetare stiintifica

7.5.2. Sprijinirea economiei nationale

7.5.3. Expozitii documentare

8. Depunerea documentelor la arhivele nationale